こんにちは。本日はお仕事の中で使える緊急性×重要度のマトリクスについて書いてみたいと思います。
先日、社会人一年目の後輩と話をすることがありました。
後輩曰く、優先順位の決定が難しい！とのこと。
おぉそうか後輩、優先順位というのはこうやって決定していくのだよ！
と、言えれば良いのですが、優先順位の決定や管理って僕自身いつも苦戦していて、仕事量の増加に伴って難しさを極めつつあります。
なので、まぁいろいろとお互いに話をしながら業務を整理して、これからも頑張ろう！という結論に至りました←
その際にまず出してきたのが緊急性×重要度のマトリクスです。
緊急性と重要度の二つの軸でタスクの優先順位を決めていこう〜、というもので、とても便利です。
緊急性×重要度のマトリクスについて
百聞は一見にしかず。ということでまずはホイっと。
こんな感じのシートに、付箋などに書き出したタスクを配置していき可視化します。
さて。ここで、
優先するべきはどこから？
という問いがここで出てくると思います。今回「ビジネス・フレームワーク (日経文庫ビジュアル)」という、とても参考になる本に出会いましたので、こちらから抜粋させていただきます。
最も大切なのが、重要度も緊急性も高い仕事です。価値のある仕事である反面、ストレスがかかるため、あまりに多いと燃え尽きてしまいます。次に大切なのが、重要度が高くて緊急度が低い仕事です。目先の仕事に追われて後回しになりがちですが、将来への投資や備えとなる大事な仕事です。一方、重要度が低くて緊急度の高い仕事は、あくせくするわりには成果が出ず、減らしていかないと「貧乏暇なし」になってしまいます。同じく、重要度も緊急度も低い仕事は、やるだけムダであり、今すぐになくすべきものです。
という感じです。とても分かりやすいですね。この順番を意識してタスクを管理したいものです。
社会人一年目となるとまだまだ重要度の高い仕事が降りてこない。という場合も多いかと思いますが、これは別に階層に関係なく、自分の仕事の中での緊急性・重要度で配置すれば良いと思います。
それに、緊急でもなく重要でもない仕事をいかにしなくてもよいようにするか、というところが上への改善提案になってくるかと思います。
いいね！と感じたらぜひぜひ使ってみてくださいね。
以下に緊急性×重要度マトリクスのパワーポイントデータを載せておくので、自由に使ってください。（Macのパワポで作っています。バージョンやOSによって崩れている可能性があります。）
緊急性×重要度マトリクステンプレート
先ほど上で載せた画像と合わせて２パターン作成してあります。用途に合わせて使ってみてください。ブレストで使う際には、A3などの大きな紙に印刷すると使いやすいと思います。
パターン①
パターン②
ダウンロードはこちら
今回参考にさせていただいた本
緊急性×重要度のマトリクスの紹介にあたって、参考にさせていただいたのがこちらの書籍です。
今回ご紹介させていただいたようなマトリクスのほか、様々なビジネスフレームワークが掲載されています。
フレームワークを使うことで、素早く思考を広げたり整理したりすることができます。ちょっとフレームワークの力を借りてみたいな。と思われた方はぜひ書店で手に取ってみてはいかがでしょうか。
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おわりに
以上、についてでした。
いかがでしたでしょうか。何か１ミリでも参考になっていれば嬉しいです。仕事の優先順位決定、ほんとに難しいですがとても大切です。なんせ、人生の残り時間は刻一刻と減っていますからね！ムダな仕事をしている場合ではありません。
やりたい仕事ができて、毎日が楽しくなることを願います。
それでは、本日もここまでお読みいただきありがとうございました。
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